إدارة نظم المعلومات

لاشك ان معيار نجاح أي مؤسسة هو ما تملكة من معلومات واهميتها في اتخاذ القرار

فأصبحت ادارة النظم المعلومات تمثل مكانه كبيرة في مؤسسات التمويل الاصغر فهي ضرورة حتميه تفرضها طبيعة العمل للنمو والاستمرارية .

فبدأ العمل بقسم نظم المعلومات فى السنة الاولى من انشاء الجمعية في عام 2001 من خلال المراجعة والأشراف على مدخلين البيانات بالمشروعات المنفذة من خلال الصندوق الاجتماعي للتنمية بقرى مركز ديروط ، واعداد التقارير المجمعة كجمعية مظلة منفذة للمشروع .

ومع بدايه عام 2003 حصلت الجمعية علي تمويل اقراض مباشر من الصندوق المصري السويسرى وانشئت الجمعية اول فروع لها بمركز ديروط ومنفلوط والفتح .ومن هنا بدأ العمل علي اول قاعدة بيانات معلوماتية تضم جميع بيانات العملاء التي تقوم الجمعية بخدمتها من الناحية المالية والغير مالية .

وتعمل قاعدة البيانات علي برنامج مدير القروض (  Loans Manager) وهو مصمم لإدارة ومتابعة برامج الاقراض سواء كانت جماعية اوفرديه ، حيث يتم المراجعة والادخال واصدار القروض والسداد والتجديد من خلال المركز الرئيسي . بالاضافه الي انه يشمل نظام مالي متكامل وكل ما يخص التقارير المالية من محفظة ودخل وميزانية ومؤشرات الاداء والاقساط المستحقة من خلالها يتم متابعة اخصائيات القروض في التحصيل والمتأخرات .

وظل التزايد في التسهيلات البنكية وعدد الفروع بالجمعية ولكل مشروع قاعدة بيانات مستقلة حتى وصل اجمالى عدد العملاء الجارى حوالى 25000 عميل ومحفظة 40مليون جنية تقريبا بنهاية عام 2012.

ولكن فى ظل التطور السريع علي المستوى التكنولوجى ونظم المعلومات حرصت الجمعية في عام 2013 تحت قيادة السيدة الفاضلة استاذة/ نجية عبدالله – رئيسة مجلس الادارة

علي استخدام مجموعة متكاملة مترابطة من أنظمة الحاسب الالى لتطوير البرامج الموجودة بما يتلائم مع احتياجات ومتطلبات العمل ولكل منة الدورالخاص في التعامل مع المعلومات لمساعدة المؤسسة.

فقد تم ربط كافة فروع الجمعية التى تتمثل حاليا في 13فرع بجميع مراكز محافظة أسيوط بشبكة معلوماتية واحدة تعمل (Online  ) بتوجية من المركز الرئيسي علي قاعدة بيانات (Oracle  ) بحيث اصبح من السهل تداول المعلومات والبيانات بين الفروع والادارات المختلفة داخل الجمعية تحت أدارة قسم المعلومات وفقا للسياسات والاجراءات الفنية والمالية المقررة لدينا .

وتتكون هذة البرامج من :

1-متابع القروض (Loan Tracker)

الذي اثبت العمل بكفاءة في مجال الاقراض متناهي الصغر سواء الاقراض الجماعي او الفردي حيث انه يتميز بنظام الامن والحماية لضمان سرية المعلومات بمستويات متعدده حسب صلاحية كل مستخدم الذي يحددها مسئول النظام .حيث انة يتعامل مع أنظمة اقراض وبرامج اقراض ومصادر تحويل متعدده في ان واحد .

ويتميز ايضا بالمتابعة الدقيقة لكل قرض وكل قسط وكل عميل علي مستوى تفصيلي كبير سواء القروض الجارية او المسددة ومتابعة تفصيلية لجميع أنواع السداد .ويقوم بألية جميع عمليات الاقراض ومايشملها من معالجات حسابيه مثل الجدولة والأسقاط المالي والتصفية والسداد المعجل واعدام الديون .

ويوفر النظام مجموعه كبيرة من التقارير التي تتميز بالمرونة والوضوح وطريقة العرض ويمكن استخراجها بعديد من الاختيارات التفصيليه والاجمالية فيما يخص العملاء ،القروض،الاقساط ،المتأخرات ،نسب تحليله ،تقيم اداء ،وتقارير الهيئة العامه للرقابة المالية ، ويشمل ايضا نظام للخدمات الغير مالية التي تقدم للعملاء .

2-برنامج الارشيف الالكتروني

حيث يتم أرشفه وحفظ جميع المستندات ويتم ربطها بالعملاء من خلال برنامج متابع القروض واستعراضها عند الحاجة وتجنب مخاطر ضياع وتلف الاوراق ويساعد في سرعة اتخاذ القرار من جميع الادارات .

ومن خلال أدارة نظم المعلومات

تبدأ الدورة المستندية بادخال بيانات العملاء بالفروع واستخراج التقارير المطلوبة للمراجعة ثم الاستعلام الائتمانى بالمركز الرئيسى ومنها الي ادارة العمليات حيث مراجعه الفنيات والمتابعات الميدانية من حيث جودة العميل وتدرج المنتج والانتظام في السداد ثم يتم اعتماد طلبات القروض علي برنامج (MIS) خلال ادارة نظم المعلومات ومنها الي ادارة الشئون القانونية ثم الادارة المالية لاستخراج شيكات الصرف .

*فنحن لدينا حزمة تقارير فنية ومالية وتحليلية تخدم جميع الادارات في عملية سير العمل اليومى واتخاذ القرار السريع حيث النهوض بالمحفظة الجارية التي وصلت في وقتنا الحالي الي 47000 عميل وبقيمة 200 مليون جنية تقريبا .

*كما توجد تقارير شهرية تقدم للمؤسسات والجهات التمويلية والمعنية للمتابعة وتقيم الاداء .

* وحول عدد العاملين بالادارة اصبح حاليا 21 كادر بما يضم مسئولي نظم المعلومات ،ومسئولي الاستعلام الائتماني (I Score  ) ومدخلين البيانات  وكلهم علي أعلي مستوي ذات قدرة فائقة علي العمل بالاضافة الي ما تقدمة لهم الجمعية من برامج تدريبية متميزة في هذا المجال .

وفي النهاية نستطيع ان نقول ان ادارة نظم المعلومات بما تشملة من برامج وكوادر هي همزة الوصل بين كافة الادارات داخل الجمعية وملتقي خدمة العميل ،فأصبحت المعلومات جزء لا يتجزأ من نسيج الادارة في المؤسسة وعامل اساسي في تفعيل العملية الادارية وتدعيم القرارات وتسير مواردها البشرية وتحسين جودة الاداء بالعمل .